Transformer une refonte technique en projet collectif et structurant

La nouvelle direction du Forum des images souhaite lancer une refonte de son site Internet pour refléter la stratégie de la Direction Générale et intégrer la nouvelle charte graphique. Pour se faire, elle nous sollicite pour rédiger le cahier des charges afin de lancer une consultation.

Mais la situation de départ est complexe :

• Les équipes fonctionnent en silos, en étant centrés sur leurs besoins spécifiques ;
• Certains services ont développés leurs propres outils de communication web, à côté du site du Forum des images.
• Les besoins sont multiples et parfois contradictoires entre eux ;
• La nouvelle Direction Générale a besoin de réaligner les équipes et services autour des objectifs de l’institution.

L’enjeu dépasse donc la simple refonte graphique et fonctionnelle : il s’agit de remettre à plat les besoins, d’aligner les équipes et de poser un cadre stratégique clair avant tout développement technique.

Le projet cumule dès le départ plusieurs niveaux de complexité qui s’entrecroisent :

Grande diversité des métiers et des publics visés : chaque service a des besoins légitimes mais spécifiques. Un agenda performant l’éditorialisation de la programmation ; une valorisation des activités et des créations de l’école TUMO ; des contenus à destination des professionnels sur certains festivals ; des messages à destination des ensaignants et partenaires associatifs, etc. Cette diversité crée une complexité fonctionnelle forte : comment prioriser ? Comment arbitrer quand les besoins entrent en tension ?

Complexité technique : plateforme multisite + interfaçages multiples (ERP Salesforce, billetterie Digitick, outils tiers) + contraintes accessibilité RGAA = risque de dérapage si l’architecture n’est pas solidement cadrée. Un cahier des charges rédigé trop vite aboutira à des surprises désagréables en phase de développement.

Désalignement interne : sans vision partagée, le projet risque de multiplier les compromis bancals ou de bloquer sur des arbitrages non tranchés. Les tensions entre services (qui a le contrôle éditorial ? qui décide des priorités fonctionnelles ?) peuvent paralyser l’avancée ou générer des résistances passives.

Sur un projet comme celui-ci, qui cumule les dimensions (technique, fonctionnelle, organisationnelle, politique), le risque est triple : soit on laisse des choses de côté et le projet déçoit une partie des équipes, soit on fait un projet a minima qui ne satisfait personne, soit on construit une usine à gaz que personne ne saura utiliser.

8 ateliers avec les équipes : nous menons une série d’ateliers thématiques couvrant l’ensemble des services (programmation, TUMO, éducation, communication, BtoB). Objectif : cartographier les besoins réels, identifier les décalages de perception entre la stratégie institutionnelle et les attentes de chaque service.

Sparring direction : nous accompagnons la direction dans la clarification des enjeux stratégiques : quel périmètre exact ? Quels objectifs priorisés ? Quels arbitrages entre visibilité programmation, valorisation TUMO et génération de leads BtoB ?

Recueil des besoins techniques : nous documentons avec la DSI les contraintes structurantes : interfaçages (ERP Salesforce, billetterie Digitick), règles de gestion, sécurité, etc.

Conception fonctionnelle avancée : nous produisons wireframes et cartographie de l’architecture d’information. Les équipes et la direction peuvent visualiser ce que sera le futur site.

Design avec ABM Studio : nous cadrons avec l’agence graphique le design system (composants, variantes colorielles) pour assurer cohérence et déclinaison multisite.

Listing des fonctionnalités détaillées : nous documentons l’ensemble des fonctionnalités attendues (agenda, gestion contenus, formulaires, vidéothèque, multilingue) pour poser un cadre commun.

Arbitrage stratégique : nous accompagnons la direction dans le choix structurant d’une plateforme multisite permettant de :

• garantir une identité unifiée tout en répondant à des besoins spécifiques,
• garder la maîtrise en offrant de la liberté.

Présentation collective : nous restituons devant l’ensemble des équipes le résultat des ateliers et les choix réalisés. Objectif : créer une vision partagée et embarquer les équipes dans la suite.

Rédaction du cahier des charges : nous produisons un document couvrant l’ensemble des dimensions (fonctionnelles, techniques, méthodologiques). Ce cahier des charges devient la boussole commune du projet.

70% du projet cadré avant développement : architecture technique validée, spécifications fonctionnelles détaillées, arborescence et wireframes stabilisés, design system structuré. Les zones d’incertitude restantes sont identifiées et assumées.

Partis pris clairs et assumés : plateforme multisite avec CMS du marché (vs développement sur-mesure), interfaçages API-first, approche composants réutilisables, accessibilité RGAA niveau conforme. Chaque choix est documenté avec ses implications.

Enjeux techniques bordés : les complexités identifiées (gestion multisite/multilingue, interfaçages ERP et billetterie, performance, SEO, accessibilité) sont anticipées dans le cahier des charges. Le prestataire technique pourra répondre en connaissance de cause.

Équipe mobilisée : les équipes comprennent le “pourquoi” et le “comment” du projet. Elles sont prêtes à s’impliquer dans la suite (tests, contenus, validation).

Pilotage internalisé : initialement envisagé en appel d’offres externe, le projet est finalement piloté en interne avec un prestataire technique identifié en gré à gré. Signe que le cadrage est suffisamment robuste et actionnable pour être approprié par l’équipe du Forum.