Aider une équipe à mettre en place un projet digital qui lui ressemble

Le Centre d’Étude d’Histoire de l’Art (CEHA) nous sollicite après la démission de son prestataire : un projet web à relancer dans l’urgence, avec une équipe peu à l’aise avec le numérique.

Objectifs : remettre le projet sur des bases solides, clarifier les besoins et retrouver de la sérénité.

• Refonte subie et stress interne.
• Outils métiers (billetterie, CRM) mal adaptés.
• Manque de repères et de compétences numériques.

• Des choix de solutions et une mise en œuvre réalisés dans la précipitation, sans réel cadrage.
• Un résultat final mal adapté aux besoins réels des utilisateurs et aux usages du site.
• Des outils non alignés avec les process métier ni les habitudes de l’équipe du CEHA.
• Autant de décisions qui auraient pu fragiliser le projet, mais qui ont finalement permis de prendre du recul et de repartir sur des bases saines.

Dès le début de la mission, nous choisissons de reprendre la main sur le rythme du projet et de travailler collectivement. Trois ateliers collaboratifs sont proposés à des moments clés pour associer l’équipe à chaque étape – recherche, formalisation, décision – et maintenir l’engagement sans tomber dans un fonctionnement purement délégatif.

En amont, nous avions fait valider à la cliente que le cadrage serait le cœur de la mission : aboutir à une expression de besoin claire, un cahier des charges et des prestataires identifiés et briefés.L’objectif était de limiter l’intervention à cette phase structurante, pour optimiser le budget et laisser ensuite l’équipe piloter la production avec le bon écosystème.

Nous avons alors engagé le travail de cadrage :

• Mise à plat de la raison d’être du CEHA, replacée dans le cadre du projet web.
• Analyse des spécificités des publics et clarification de leurs attentes vis-à-vis du futur site.
• Redéfinition des objectifs fonctionnels et serviciels liés à la refonte. Analyse des forces et faiblesses de l’équipe et des modes de fonctionnement internes. Analyse des forces et faiblesses des outils existants, pour décider lesquels faire évoluer ou conserver.

(En parallèle, nous nous assurons que les anciens prestataires peuvent assurer une continuité de service minimale : maintien de l’hébergement, le temps de remettre le projet en place.)

Les deux ateliers suivants permettent de traduire le diagnostic en plan d’action.

Objectif : transformer les constats en choix concrets, compréhensibles par les équipes comme par les futurs prestataires.

• Conception des personae centraux.
• Mise en place des parcours utilisateurs types.
• Définition détaillée des fonctionnalités et des priorités.
• Priorisation en fonction des objectifs, du budget et des moyens humains.
• Étude / benchmark des solutions techniques et prestataires possibles.

• Une équipe qui maîtrise son projet, ses objectifs et ses priorités.
• Une équipe qui a levé ses résistances au changement, grâce à une approche collaborative et à un rythme adapté.
• Les décisions structurantes ont été prises en confiance, sur la base de critères clairs et partagés.

Un projet qui se met en place progressivement… et surtout sereinement.

• Un cahier des charges repensé et clarifié, incluant un zoning interactif.
• Un prestataire identifié, capable d’accompagner sereinement l’équipe du CEHA.
• Une feuille de route réaliste, alignée sur les moyens disponibles.
• Un site et des outils déployés progressivement, selon le plan d’action défini ensemble.